El trabajo archivístico de la Diputación Provincial se inicia en enero de 2002. En esa época la documentación del Ayuntamiento de Villanueva de Gállego ocupaba unos 190 m.l., repartida en siete depósitos situados por diferentes plantas de la Casa Consistorial. El problema principal que presentaban los depósitos era el de su saturación, el de la falta de espacio.

Así, el Archivo General, ubicado en el sótano, que cuenta con un pequeño armario compactus de 3 cuerpos con capacidad para 45 m.l., y con estanterías, en aquella época tanto metálicas como de madera. Alguna de éstas se había roto, quedando tirados por el suelo los papeles, con el consiguiente problema de desorganización interna de las unidades documentales. En el compactus predominaban los legajos y cajas de obras, quintas y cuentas municipales, mientras que en las estanterías había una documentación de procedencia más variada.

Tanto el armario como las estanterías estaban completamente llenas, pero no sólo por los fondos archivísticos, pues aquí se guardaban también los boletines oficiales y publicaciones de Derecho Administrativo, principalmente. Este depósito contenía algo más de 97 m.l. de documentación de archivo. Además en él se almacenaba mobiliario y enseres procedentes de diversosservicios municipales, singularmente de la antigua consulta del médico. También en el sótano, pero en una sala separada de la anterior por un pasillo, había documentación en ficheros, baúles y cajas de embalar, correspondiente a sindicatos de riegos, asociaciones de ganaderos y a un etcétera bastante amplio, junto con ropas de cabalgatas y desfiles, taller de disc-jockey, y otros objetos y muebles muy variados.

La documentación de este depósito ocupaba unos 13 m.l. En el último piso de la Casa Consistorial se encuentra la antigua vivienda del secretario, y en algunas de sus habitaciones también había estanterías con documentos producidos por diferentes servicios municipales, que ocupaban unos 20 m.l. El resto de depósitos hacen funciones de archivo de oficina de diferentes órganos y servicios. Así, en la planta calle se ubica principalmente el del Registro General. Y en la planta primera están los de los demás: Ayuntamiento Pleno, Comisiones, Secretaría, Urbanismo, Intervención, etc. Pero todos ellos también con la falta de espacio libre ya mencionada.

Por lo tanto, el primer problema a solucionar ha sido el de aumentar la capacidad del Archivo Central, depósito que reúne unas buenas condiciones de temperatura y humedad, y donde se realizaron unas pequeñas reformas propuestas por el arquitecto municipal para remediar algunos inconvenientes observados por el archivero de Diputación. Se amplió la capacidad del depósito sacando de él, con la ayuda de la brigada municipal, todo lo que no era documentación de archivo (boletines oficiales, revistas, muebles y objetos varios, etc.) y dotándolo de estanterías metálicas montadas de forma que se aprovecha el espacio mucho mejor. Así ahora dispone de una capacidad de algo más de 400 m.l., suficiente tanto para los 214 m.l. de documentación existente a fecha de hoy como para los próximos años. Las estanterías de madera fueron retiradas.

Actualmente, además de la documentación que contenía en enero de 2002, en el Archivo Central está ya depositada la que había en la antigua vivienda del secretario, casi toda la que estaba en el cuarto situado enfrente del Archivo Central (todavía permanecen allí unos armarios-fichero), y la de la mayor parte de la que tenían los archivos de oficina, que se va bajando de forma más o menos gradual, según las necesidades de los productores. Esta documentación se está colocando en las estanterías de ángulo ranurado, mientras que la producida por el Juzgado Municipal, Hermandad Sindical de Labradores y Ganaderos, Cámara Agraria y otras instituciones diferentes del Ayuntamiento de Villanueva de Gállego se pone en los 30 m.l. de estanterías que se les ha reservado en el pequeño compactus existente, separando así físicamente también el fondo municipal de los restantes fondos del archivo.

En este depósito hay también una pequeña biblioteca formada fundamentalmente de enciclopedias y monografías de Derecho, distribuida entre uno de los cuerpos del armario compactus y una vieja estantería metálica de ángulo ranurado situada junto a una pared en la entrada del archivo.